Warum braucht man einen ordnungsgemäßen Z-Bon? Mit dem Inkrafttreten der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) und somit auch der Registrierkassenpflicht seit dem 1.1.2017 gibt es einige Anforderungen an die Kasse. So muss sie beispielsweise manipulationssichere Daten zur Verfügung stellen und einen ordnungsgemäßen Z-Bon ausdrucken können. Aber was ist dieser Bon jetzt genau?
Was ist ein ordnungsgemäßer Z-Bon?
Der Z-Bon wird auch als Kassenabschlussbeleg oder Tagesendsummenbon bezeichnet. Es ist also sozusagen eine Quittung, auf der die Daten der täglichen Kassenabschlüsse ersichtlich sind. Beim Kassenabschluss wird das Geld in der Kasse gezählt und die Angaben zu den einzelnen Scheinen und Münzen werden in der Registrierkasse eingetragen. Aufgrund dieser Angaben wird die Kasse abgerechnet, der Tagesspeicher auf null gesetzt und der Z-Bon erstellt.
Welche Angaben muss ein ordnungsgemäßer Z-Bon ausweisen?
Ein ordnungsgemäßer Z-Bon muss die folgenden Angaben ausweisen:
- Name des Kasseninhabers (also des Geschäfts oder Unternehmens)
- Tagesdatum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons
- Eine fortlaufende Z-Bon-Nummer, die automatisch vom System vergeben wird
- Bruttoeinnahmen des Tages pro Umsatzsteuer-Satz
- Stornobuchungen, Preisnachlässe, Retouren und Entnahmen
- EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr
- Ausdruck des Nullstellungszählers (Tagesspeicher muss beim Kassenabschluss immer auf null gesetzt werden)
Nicht ordnungsgemäß wäre ein Z-Bon, auf dem eine dieser Angaben fehlt oder der manuell bearbeitet wurde. Außerdem ist es nicht erlaubt, die Umsätze nur periodisch in der Registrierkasse abzurufen, auch wenn dies technisch möglich ist. Die Z-Bon-Abrechnung muss wirklich täglich erstellt werden, was durch die fortlaufende und lückenlose Nummerierung sichergestellt wird.
Falls es deine Kasse erlaubt, darf hingegen der Z-Bon nachträglich neu ausgedruckt werden, sofern sich die ursprünglichen Angaben nicht verändern, das heißt auch das Datum und die Uhrzeit müssen mit dem Originaldokument übereinstimmen.
Wozu dient ein Z-Bon?
Der Z-Bon ist nicht nur eine Anforderung des Finanzamts, sondern dient auch als Grundlage für die Kassenführung und erleichtert dir diese gleichzeitig, da du die Angaben ganz einfach ins Kassenbuch übertragen darfst.
Falls dein Unternehmen also aufgrund seiner Rechtsform (Gesellschaft) oder seines Gewinn (über € 60.000) und/oder Umsatz (über € 600.000) zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet ist, können die Gesamtsummen aus dem Z-Bon direkt ins Kassenbuch übertragen werden. Der Z-Bon muss zusätzlich zum Kassenbuch aufbewahrt werden und ist im Falle einer Prüfung dem Finanzamt vorzuweisen.
Falls dein Business nicht in die oben genannte Kategorie gehört und du anstelle eines Kassenbuchs nur Kassenberichte erstellen musst, dann gehört jeder Z-Bon in den Buchhaltungsordner und zwar zusammen mit dem entsprechenden Kassenbericht. Auch hier darf das Finanzamt die Kassenführung jederzeit ohne Voranmeldung überprüfen, es ist also von Vorteil, alles gleich zur Hand zu haben.
Tipp aus der Praxis: Einzeldaten immer speichern und bare sowie unbare Zahlungen trennen
Du fragst dich nun, wie genau du denn eine zusätzliche Sicherheitsebene zum Z-Bon in deinem Unternehmen implementieren kannst? Wir haben einen einfachen Praxis-Tipp für dich, mit dem du auf der sicheren Seite bist.
Eines steht fest: Seit 2017 ist der Z-Bon (auch Tagesendsummenbon) nicht mehr ausreichend, wenn es um die Anforderungen der Finanzverwaltung geht. Was heißt das konkret? Nun, du musst sämtliche digitale Einzeldaten speichern und sie dürfen nicht mehr einfach gelöscht werden. Die Aufbewahrung der Bons als Papierrollen genügt daher nicht mehr.
Wichtig: Wer lediglich Papierrollen als Belege aufbewahrt, handelt nicht ordnungsgemäß und riskiert Ärger mit den Behörden.
Du solltest daher fundamental umdenken, wenn es um die Ablage deiner Tagesendsummenbons (Z-Bons) geht. Die Erfassung von Zahlungen mit Kredit- bzw. EC-Karte sollte zudem getrennt erfolgen. Ein innovatives Kassensystem sorgt von allein für diese Trennung, sodass du dir hier keine großen Gedanken machen musst.
Eine moderne Kasse nimmt dir einiges an Arbeit ab
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Nur, wenn die Bareinnahmen korrekt ausgewiesen werden, können sie korrekt auf “Kasse” gebucht werden. Wer die Erfassung von Bar- und Karteneinnahmen unsachgemäß erfasst, sorgt für einen formellen Mangel. Der Grundsatz der Wahrheit und Klarheit der kaufmännischen Buchführung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB) wird damit verletzt.
Mit einer modernen Registrierkasse bist du daher auf der sicheren Seite. Du solltest in jedem Fall nachschauen, wie dieser Prozess aktuell bei dir im Unternehmen läuft. Denn je nach Situation können im Rahmen einer Betriebsprüfung hohe Zusatzkosten auf dich zukommen, wenn du dich nicht an die gesetzlichen Vorgaben hältst. Aus unserer Sicht ist Vorsicht immer besser als Nachsicht – achte also lieber frühzeitig auf die korrekte Durchführung deiner kaufmännischen Buchführung.
Achtung: Bedienungsanleitung von Kasse unbedingt aufbewahren
Es klingt banal, jedoch ist es extrem wichtig. Weißt du noch, wo die Bedienungsanleitung deiner Kasse steckt? Nein? Dann solltest du sofort handeln und herausfinden, wo sie ist. Denn für jede Kasse gibt es eine betreffende Bedienungsanleitung, die dir Auskunft über die technische Beschaffenheit gibt. Dies ist auch beim Thema ordnungsgemäßer Z-Bon sehr wichtig.
Pflicht zur Belegausgabe für elektronische Kassen
Du solltest außerdem nicht vergessen, dass du bei einem elektronischen Kassensystem seit Anfang 2020 jeden Geschäftsvorfall vollständig, einzeln, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und darstellen musst.
In § 146a Abs. 2 AO wird geregelt, dass über jeden Verkauf ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden muss. Hierbei handelt es sich um die sogenannte Belegausgabepflicht. Selbst wenn der Kunde keinen Beleg haben möchte, gilt diese Regelung.
Tipp: Für dich macht diese Regelung keinen Sinn? Dann gibt es eine gute Nachricht. Als Unternehmer kannst du dich nämlich von der Belegausgabepflicht befreien lassen. Für eine Befreiung muss es sich grundsätzlich um ein Geschäft handeln, das Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft. Mehr zu diesem Thema liest du im nächsten Abschnitt.
Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht
Und wie stellt man nun einen Befreiungsantrag? Den “Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht” kannst du bei deinem zuständigen Finanzamt stellen. Dieses muss dich dann “nach pflichtgemäßem Ermessen” von der Belegausgabepflicht befreien.
Berufen kannst du dich auf § 148 AO und § 146a Abs. 2 AO. Hier wird nämlich auf die Voraussetzung hingewiesen, dass eine Einhaltung der Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten die Erleichterung der Besteuerung nicht beeinträchtigen dürfen.
Du kannst die Befreiung von der Belegausgabepflicht übrigens auch nachträglich beantragen.
Zum jetzigen Zeitpunkt ist tatsächlich noch offen, welche Strafen drohen, wenn Unternehmer gegen die Belegausgabepflicht verstoßen. Unser Rat: Nutze in jedem Fall ein modernes, elektronisches Kassensystem. Durch die sorgfältige, digitale Erfassung deiner Geschäftsvorfälle musst du dir hier keine Sorgen um Fehler in der Buchführung machen.
Ordnungsgemäßer Z-Bon: Die rechtlichen Anforderungen
Zum Schluss müssen wir nochmal ein bisschen auf die verschiedenen rechtlichen Anforderungen eingehen. Denn der Z-Bon ist eine interessante Alternative zur Einzelaufzeichnung. Aber wie genau sieht es rechtlich nun aus?
Als rechtliche Anforderung wird zum einen die Nachvollziehbarkeit nach § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB angeführt. Hiernach muss der Tagesabschluss leicht nachvollziehbar sein. Das heißt konkret: Datum, Uhrzeit, Name des Geschäfts, Bruttobetrag, Umsatzsteuersätze und eine fortlaufende Nummer müssen auf dem Z-Bon angedruckt sein.
Auch die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (§ 257 Abs. 4 HGB) muss gegeben sein. wie bereits erwähnt bietet es sich an, digitale Datensätze zu speichern, da die Aufbewahrung der Papierrollen nicht ausreicht.
Achte zudem auf eine ganzheitliche Aufzeichnung nach § 239 Abs. 2 HGB. Es ist wichtig, dass du alle Stornierungen der Datensätze protokollierst. Ist in einer Rechnung mal ein Fehler aufgetaucht, darfst du sie nach dem Stornieren auf keinen Fall löschen.
Du interessierst dich für dieses Thema? Dann empfehlen wir dir diese Informationen der DATEV zur weiteren Recherche.
Auf den Punkt gebracht: So muss dein Z-Bon aussehen
Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung zur Belegerteilungspflicht nach § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB. Die Alternative zur Einzelaufzeichnung ist nämlich der Z-Bon. Ein ordnungsgemäßer Z-Bon beinhaltet folgende Informationen:
- Datum und Uhrzeit
- Bruttobetrag
- Name des Geschäfts
- fortlaufende Nummerierung Z-Bon
- vorgenommene Stornierungen
Hinsichtlich der täglichen Erfassung gibt es zudem Regelungen in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO. So müssen Einnahmen und Ausgaben bei einer elektronischen Kasse täglich im Kassenbuch erfasst werden. Hier ist es wichtig, dass du auf die chronologische Ablage (nach Datum) achtest.
Um nochmal auf das wichtige Thema Stornierungen zurückzukommen: die ganzheitliche Aufzeichnung wird in § 239 Abs. 2 HGB festgehalten. Veränderungen oder Stornierungen der Daten müssen demnach protokolliert werden. Achte hier unbedingt darauf, dass der ursprüngliche Tatbestand noch erkennbar ist.
Du siehst: Es gibt einige Dinge zu beachten, wenn es um das Thema ordnungsgemäßer Z-Bon geht. Mit diesem Beitrag bist du jedoch bestens gerüstet. Schau gerne immer wieder vorbei, um sicherzugehen, dass du dich an die ordnungsgemäße Buchführung hältst.
Zusammenfassung: ordnungsgemäßer Z-Bon
Zum Z-Bon musst du dir eigentlich nur ein paar wenige Dinge merken, alles andere erledigt deine Kasse selbst:
- Der Z-Bon ist ein Kassenabschlussbeleg, den die Kasse aufgrund der Eingaben beim Kassenabschluss erstellt
- Der Z-Bon muss täglich beim Kassenabschluss erstellt werden und mit den übrigen Unterlagen, die die Kassenführung dokumentieren, abgelegt und aufbewahrt werden
- Ein ordnungsgemäße Z-Bon muss den Namen der Firma, das Datum, die Uhrzeit, die Bruttoeinnahmen, die Stornobuchungen, die Preisnachlässe, die Retouren, die Entnahmen, die EC-Cash oder Card-Zahlungsverkehr sowie den Ausdruck des Nullstellungszähler ausweisen.
Drum denk daran, dieser kleine Knopfdruck auf Z-Bon in deiner Registrierkasse erleichtert dir das Leben und sorgt dafür, dass dir Ärger erspart bleibt!
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